Conhecer o Processo
Conhecer o Processo
O que é?
O Processo de Venda é o fluxo realizado no sistema, que engloba toda a ação feita antes, durante e depois da venda, para a captação e fidelização do cliente. Ter um processo de vendas claro e bem definido é indispensável na formação de uma equipe ágil e eficaz.
Para que serve?
O processo de venda serve para acompanhar todos os passos de uma venda, desde o atendimento inicial do cliente até o envio do pedido para a fábrica.
Este processo permite também a gestão completa de projetos, assegurando o controle sobre Previsto x Realizado e garantindo negócios lucrativos para a loja.
O fluxo permite iniciar ainda no cadastro de visitantes da loja, e a partir deste cadastro podem ser realizadas ações de venda para a conquista destes visitantes tornando-os clientes.
No momento em que se tornam clientes é possível criar orçamentos/cenários que, de acordo com as condições do cliente, deverão ser formalizadas com o fechamento do contrato, gerando receita.
Visando agilizar as ações do financeiro, o Processo de Venda é utilizado para formalizar pedidos perante os fornecedores e, com isto, atender contratos e gerar as despesas previstas.
O processo culmina com a entrega dos produtos ao cliente, gerando a emissão de Nota Fiscal, montagem e entrega do projeto. Estes projetos podem ou não dar origem à assistência técnica, iniciando um novo ciclo.
Roteiro de Implantação
Recomenda-se seguir o roteiro de implantação abaixo para o Processo de Vendas:
Configurações
Os parâmetros deverão ser cadastrados no início da implantação do sistema, na seguinte ordem:
Sistema
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Lojas/Unidades |
Cadastro de Lojas/Unidades |
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Usuário |
Cadastro de Perfil Cadastro de Usuário Cadastro de Cargo Cadastro de Colaborador Cadastro de Hierarquia Cadastro de Equipe Cadastro de Senha de Liberação Remota |
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Endereço |
Cadastro de Países Cadastro de Estados (UF) Cadastro de Cidades Cadastro de CEP |
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Gerais |
Cadastro de Configuração de Checklist Cadastro de Formação de Preço Cadastro de Pessoas Cadastro de Customizações Cadastro de Log de Comunicação |
Cadastro
Passo a Passo
Roteiro do Processo de Venda
Visita
O processo inicia com a visita de uma pessoa na loja. O colaborador que atender esta pessoa efetua o Cadastro de Visita informando apenas o nome deste visitante, que automaticamente assume o status de Pessoa.
Se por algum motivo este visitante não retornar à loja, o cadastro ficará apenas como Pessoa e será utilizado para levantamentos estatísticos e realizar ações para convidá-lo a retornar à loja e motivá-lo a se tornar cliente.
Cliente
Caso esta pessoa retornar à loja com o intuito de receber mais informações, mas ainda não demonstrar interesse concreto em efetuar a compra, é possível transformá-la em um Cliente, informando apenas como este cliente tomou conhecimento da existência da loja e o que a motivou a visitá-la.
A partir dessa pessoa, é possível ainda, incluí-la como Colaborador, Especificador ou Fornecedor.
Seguindo o processo de Venda, tendo alterado o cadastro de Pessoa para Cliente, este assume automaticamente o estágio de Suspect, por ter sido inserido o mínimo de quantidade de informações exigidas. Para maiores informações sobre os estágios de cliente consulte Cliente.
Projeto
Na sequência, um Projeto deve ser cadastrado e vinculado ao Cliente. Para este projeto são criados Ambientes, os quais devem ser vinculados a um Fornecedor.
Ambiente
Com um Ambiente cadastrado, são inseridos itens a ele. Os itens podem ter sido cadastrados no programa Cadastro de Itens ou podem ter sido importados de softwares de projetos que fazem integração com o Sistema, neste caso o item pode possuir uma ou mais máscaras. Ao confirmar o item, um Orçamento é inserido automaticamente e pode ser visualizado na aba Orçamentos / Cenários.
Orçamentos / Cenários
Acessando a aba Orçamentos / Cenários é possível trocar o nome do cenário, escolher o Tipo de Venda, selecionar quais dos ambientes disponíveis que deseja utilizar, alterar a condição de pagamento, as quantidades de parcelas e vincular os cheques .
Caso seja necessário distribuir os projetos para a execução dos projetistas, no programa Distribuição de Projetos, deverá ser selecionado o projeto e informado o projetista.
Quando todo este processo estiver pronto, é possível aprovar o Orçamento, ou seja, apresentar tudo ao Cliente para que ele possa aprovar as informações cadastradas e autorizar que seja realizado o fechamento do Contrato.
Contrato
Ao aprovar o Orçamento, é emitido o contrato a ser assinado em modo de edição. Com cuidado, o contrato deve ser preenchido e assim que estiver pronto deve ser inserido para que seja considerado concluído e pronto para ser impresso e assinado.
O Contrato é o encerramento do processo de Venda, com a impressão do formulário e a assinatura concordando com as informações do projeto, gera movimento no Contas a Receber e alguns títulos do Contas a Pagar.
Caso o checklist comercial e financeiro esteja como obrigatório os mesmos devem ser aprovados para seguir o processo e liberar os contratos.
Liberação
Para concluir o processo de venda e passar para o processo de revisão a liberação dos contratos no comercial e no financeiro devem ser realizadas através do monitor de liberação, sendo que a liberação do comercial está no módulo comercial e a liberação financeira no módulo financeiro.
Passo a Passo
Neste tópico é possível seguir com o máximo de detalhamento cada passo do processo de Venda.
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Cadastrar a Visita |
1. Acessar o Módulo Comercial - Vendas - Visitas. 2. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar um novo cadastro, clicar no botão Novo. 3. Na nova tela é obrigatório preencher os campos Tipo de Pessoa, Nome e Atendente. Para concluir a ação clicar no botão Confirmar. Esta ação retorna a tela em branco e apresenta um aviso de que o cadastro foi concluído. 4. O visitante cadastrado é automaticamente classificado como Pessoa e pode ser consultado no programa de Visita, mostrando quando e quem o cadastrou. |
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Alterar a Visita para Cliente |
1. Quando um visitante já cadastrado voltar à loja para iniciar a negociação de uma possível compra, seu status deve ser alterado de Pessoa para Cliente. Esta alteração é feita no momento da criação do projeto quando buscado o cliente e clicado em Novo (Help do Programa Clientes) ou em Avançado > Sistema > Pessoas. 2. Ao abrir o programa Pessoas, selecionar o cliente e clicar no botão Editar. 3. Todas as abas do programa ficarão disponíveis, no caso, se deve fazer o cadastro de Cliente, clicando na aba Cliente. 4. No cadastro de Cliente os únicos campos obrigatórios são Situação (preenchido automaticamente) e Procedência, como o cliente soube da existência da loja. Após preenche-los, clicar no botão Inserir. OBSERVAÇÃO: Os tipos de Procedências disponíveis são cadastrados em Avançado > Comercial > Procedência do Cliente. 5. Após clicar no botão Inserir as demais abas ficarão editáveis e será apresentada uma mensagem de confirmação da ação. OBSERVAÇÕES:
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Criar um Projeto |
1. Com o cliente cadastrado, acessar o módulo Comercial - Vendas - Projetos. 2. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar um novo cadastro, clicar no botão Novo. 3. Na nova tela inserir o nome desejado para o Projeto e selecionar o Cliente, cadastrado anteriormente, fazendo a busca clicando na lupa ao lado do campo. 4. Na tela Seleção de Cliente, clicar no botão Pesquisar e selecionar na grade o cliente desejado, clicando na lupa, à esquerda do nome desejado. Caso ainda não tenha cadastrado o cliente, clicar no botão Novo. 5. Depois de informar o Projeto e o Cliente, clicar no botão Inserir. |
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Inserir Endereço de Entrega |
1. Com o Projeto cadastrado, além da mensagem de confirmação, o sistema habilita todos os blocos do programa Projeto. Então, clicar no bloco Endereço de Entrega. 2. Será carregado o endereço cadastrado no cadastro do cliente, caso o endereço de entrega seja outro, é permitido realizar a alteração. 3. Caso tenha alterado os dados clicar em Atualizar, caso contrário clique para o bloco Ambientes. |
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Inserir um Ambiente em um Projeto |
1. A tela inicial do programa é de consulta. Para cadastrar um novo Ambiente clicar no botão Novo. 2. As informações obrigatórias para a inserção de ambientes são: Ambiente, Data de Cálculo do Ambiente e Fornecedor. 3. Clicar em Inserir 4. Após inserido o ambiente, a aba de Itens é habilitada. |
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Inserir Itens ao Ambiente
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1. Ao inserir um Ambiente ao Projeto, além da mensagem de confirmação, o sistema habilita a aba Itens. 2. Itens do tipo serviço não poderão ser incluídos. Há duas possibilidades de inserir itens:
3. A mensagem de confirmação indica que o item foi inserido. |
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Editar o Orçamento / Cenário |
Ao inserir os itens no projeto, o sistema cria automaticamente um Orçamento chamado "Cenário Automático 1". Para editar este Orçamento siga esta sequência: 1. Abrir o projeto no modo de edição. 2. Clicar no bloco Orçamento / Cenário. 3. Clicar sobre o Cenário Automático 1, na grade, e em seguida no botão Editar. 4. A tela Orçamento será exibida. Para aprovar o Orçamento é preciso ter muita atenção aos seguintes passos:
No primeiro passo que é a negociação, pode-se ver os dados do orçamento e os ambientes do projeto em questão e, através do checkbox, é possível selecionar qual destes ambientes será usado. Por padrão, todos estão marcados. É nesta aba que é possível realizar as alterações referentes a condição de pagamento e a forma de pagamento. A Condição de Pagamento é realizada através do bloco que encontra-se no cabeçalho da tela. Para alterar as formas de pagamento, clicar no botão Forma de Pagamento. 1 . Marcar o(s) checkbox(es) referente(s) a(s) parcela(s) desejada(s) e clicar no botão Vinc. Cheque. 2 . Informar a agência, conta corrente e o número do cheque referente a cada parcela e clicar no botão Confirmar. Para a emissão do contrato clicar no botão Contrato, o programa Contrato (Help do Programa Contrato) será aberto.
Na aba comissões são exibidos todos os comissionados envolvidos no projeto. Nesta etapa é possível realizar a conferência dos comissionados, a exclusão, edição, ou criação de um novo comissionado para o projeto.
O terceiro passo é a condição de pagamento ao clicar nesta aba irá aparecer os dados do orçamento e as condições de pagamento. Para alterar a condição de pagamento clicar sobre o ícone de Editar. 1. Escolher a condição de pagamento desejada e a quantidade de parcelas. 2 . Ao clicar no botão Retornar o sistema retorna para a tela inicial com as alterações realizadas salvas. 3 . Para aprovar um orçamento clicar sobre o ícone. Se for necessária a personalização de uma condição de pagamento, clicar em Condição Personalizada, será aberta a tela de condições de pagamento.
Nesta etapa é possível verificar a margem financeira do orçamento, esta aba é somente para consulta.
Na aba Envolvidos, é possível consultar e informar todos os envolvidos do projeto. Para informar um novo envolvido, clicar no botão Novo.
OBSERVAÇÕES: Caso seja necessário distribuir os projetos entre os projetistas para a execução, acessar o programa Comercial - Vendas - Distribuição de Projetos, selecionar o projeto e informado o projetista. |
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Imprimir Contrato / Realizar Checklist |
1. Ao clicar em Contrato (aba Negociação), é aberto o programa Contratos, o projeto já virá carregado na tela e é possível escolher se no contrato imprimirá as peças do projeto ou a descrição do projeto e o andamento da obra. 2. Após preencher todos os campos, clicar no botão Atualizar. 3. Neste momento já é possível imprimir o contrato, clicando no botão Imprimir e escolhendo o modelo de layout que foi cadastrado em Avançado - Comercial - Layouts de Documento. 4. O contrato também deve ser assinado no sistema clicando no botão Assinar Contrato. Para Realização dos Checklists Comercial e Financeiro: 1. Acessar o contrato através do botão Contrato na aba Negociação; 2. Acessar a aba CheckList Comercial ou Checklist Financeiro (dependendo do tipo checklist que deseja realizar); 3. Selecionar o checkbox que encontra-se ao lado do descritivo do checklist; 4. Clicar em Gravar. |
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Liberação Contrato |
Para liberar o contrato no comercial: 2 . Selecionar o contrato desejado para liberação e clicar no botão Lib. Comercial para liberar o contrato no comercial e ou Rep. Comercial para reprovar o contrato no comercial. 3 . Neste momento o sistema retorna a seguinte mensagem: Contrato liberado com sucesso pelo comercial: número do contrato. Para liberar o contrato no financeiro: 2 . Selecionar o contrato desejado para liberação e clicar no botão Lib. Financeira para liberar o contrato no financeiro e ou Rep. Financeira para reprovar o contrato no financeiro. 3 . Neste momento o sistema retorna a seguinte mensagem: Contrato liberado com sucesso pelo Financeiro: número do contrato. |