O que é?
O Processo de Revisão de Ambientes é utilizado para realização de revisão de projetos, conferência de medidas dos itens, para criação de pedidos de compra para a fábrica.
Para que serve?
O módulo de Revisão de Ambientes permite distribuir os projetos para revisão por ambientes entre os revisores e fazer a manutenção de todos os projetos já distribuídos para revisão.
Roteiro de Implantação
Recomenda-se seguir o roteiro de implantação abaixo para o processo de Revisão de Ambientes:
Sistema - Configurações - Compra
Sistema - Configurações - Checklist
Roteiro do Processo
Revisão
O processo inicia após a assinatura do contrato e da liberação comercial e financeira do mesmo. A revisão é criada automaticamente conforme parâmetros previamente definidos.
Distribuição
Após a revisão criada as mesmas devem ser distribuídas entre os revisores, caso o parâmetro de compra Revisor Padrão esteja marcado como (nenhum), se não o projeto será distribuído automaticamente para o revisor informado como padrão neste parâmetro.
O revisor deve entrar em contato com o cliente para agendar a revisão das mediadas do ambiente. Este agendamento é feito no módulo de compromissos.
Após informar o revisor na distribuição de projetos o contrato fica com a situação 'Distribuída'.
Conclusão
Após informar o revisor para o projeto é possível visualizar o projeto no programa Revisão de Ambientes, neste programa é realizada a manutenção de todos os ambientes dos projetos já distribuídos para revisão e é realizada a liberação do checklist.
Antes da conclusão da revisão é necessário validar a alçada da revisão caso a mesma seja utilizada, se estiver tudo certo na revisão do projeto e o checklist foi aprovado a revisão pode ser concluída. Caso não tenha sido aprovada a revisão pela alçada deve-se liberar a revisão através do programa Liberação de Revisão.
Passo a Passo
Neste tópico é possível seguir com o máximo de detalhamento cada passo do processo de Revisão.
Distribuição de Revisão
1. Acessar o módulo de Pós-Venda - Revisões - Distribuição de Revisão.
2. Marcar o checkbox do ambiente do contrato desejado, para selecionar todos os ambientes dos projetos disponíveis clicar em Marca, para desmarcar todos clicar em Desmarca e clicar no botão Informar Revisor.
3. Informar o código numérico do revisor ou pesquisar clicando na Lupa, após informar o revisor clicar no botão Atualizar para salvar as informações.
4. Ao clicar no botão Atualizar irá aparecer a seguinte mensagem: Confirma revisor? Ao clicar em OK o revisor será confirmado e irá aparecer uma nova mensagem: Os dados foram atualizados com sucesso.
Agendamento da Revisão
1. Acessar o módulo de Agendas - Agendamentos - Compromissos.
2. Selecionar o tipo de agenda de medição.
3. Clicar no botão [agenda.jpg] sobre o dia e para o colaborador desejado ou clicar no botão Agendar (se selecionada a opção do botão Agendar será necessário informar a data e o colaborador posteriormente).
4. Nesta nova tela selecionar o cliente e o projeto que se deseja marcar a revisão de medidas, ao selecionar será habilitado baixo na mesma tela os ambientes do projeto selecionado, permitindo selecionar os ambientes que serão agendados a revisão de medidas.
5. Clicar no botão Agendar.
6. Nesta nova tela deve-se preencher os campos: Tipo de Compromisso, Hora Inicial, Hora Final e Situação.
7. Clicar no botão Inserir para agendar a medição.
8. Ao clicar no botão Inserir é confirmada a agenda com a seguinte mensagem: Os dados foram inseridos com sucesso.
Revisão de Ambientes
1. Acessar Pós-Venda - Revisões - Revisão de Ambientes;
2. A tela inicial do programa é a de consulta. Para realizar a edição de uma revisão, selecionar o contrato desejado e clicar no botão Editar.
ATENÇÃO Somente poderão ser editadas as revisões cuja situação for Distribuída, Iniciada ou Concluída, sendo que para esta última a mesma não deve possuir pedido de compra associado ao projeto, para poder ser editada;
3. Realizar as alterações desejadas e clicar no botão Atualizar, para salvar as informações. Neste momento o sistema irá exibir a seguinte mensagem: "Os dados foram inseridos com sucesso";
4. O próximo passo é a aprovação dos checklists. Ao clicar na aba Checklist, os checklists e a informação de sua obrigatoriedade ou não, serão exibidos. Marcar os checklists desejados para aprovação e clicar no botão Liberar ou no botão Reprovar, de acordo com a ação que se deseja executar;
5. Após clicar no botão Concluir, a situação da revisão será alterada para Concluída e o sistema irá habilitar o botão Reabrir, que permite a reabertura da revisão.
ATENÇÃO Não poderão ser reabertas revisões que possuam pedido de compra já enviado ou faturado pelo ERP, quando o fornecedor do pedido estiver configurado para Envio WebService. As opções bloqueadas serão: Atendido Fornecedor, Bloqueado Fornecedor, Em Carga Fornecedor, Faturado Fornecedor, Faturado Parcial Fornecedor, Liberado Fornecedor ou Enviado. Caso a revisão fique com a situação bloqueada será necessário liberar a mesma.
6. Caso o usuário possua acesso à consulta de projetos é possível, ainda, consultar o projeto que está em contrato, através do programa Projetos (em Comercial - Vendas - Projetos). Neste, é possível consultar os ambientes, itens e cenários. Pode-se, também, imprimir a revisão e, ao selecionar o contrato desejado, visualizar o relatório com os ambientes e seus respectivos itens. Deste modo, se no momento da revisão tiver sido acrescentado ou alterado algum item, e ao imprimir o relatório, existirá um (*) ao lado do mesmo.
Liberação da Revisão
1. Se utilizada a alçada de revisão o sistema aplica a seguinte fórmula: ((Valor total da revisão / Valor total do projeto) * 100) - 100, para calcular o bloqueio ou não da revisão. Bloqueia a revisão quando o resultado for:
- A) Positivo, e maior que o valor informado no parâmetro da alçada de revisão para maior.
- B) Negativo e maior que o valor informado no parâmetro da alçada de revisão para menor.
OBSERVAÇÕES
- Quando o resultado for negativo este é multiplicado por (-1) para tornar o valor positivo.
- Os valores de alçada de revisão são informados nos Sistema - Configurações - Compra.
2. Quando a revisão for bloqueada por algum dos motivos acima citados é necessário liberar a revisão.
3. Acessar o módulo Pós-Venda - Revisões - Liberação de Revisão.
4. Selecionar o contrato desejado para liberar e clicar no botão Liberar.
5. Neste momento o sistema retorna a seguinte mensagem: Revisão liberada com sucesso! E o processo de revisão foi concluído.