O processo de Assistência Técnica é o serviço de reparos de defeitos sob garantias (sem ônus para o proprietário), ou fora da garantia (com ônus para o proprietário) prestado pela loja no que se refere a defeitos de montagem, mau uso, itens danificados no transporte, ou defeitos de fabricação.
O módulo de assistência técnica tem como objetivo efetuar os lançamentos dessas assistências técnicas geradas na loja, tanto do período da montagem como fora dele. Ele permite o monitoramento de todas as assistências técnicas, vínculo ao projeto original, acompanhamento dos itens comprados, valor total das receitas e despesas geradas pelas ocorrências, valores total das assistências, valores que foram cobrados dos clientes ou peças que foram substituídas por apresentar defeitos, sem gerar cobrança aos clientes.
Neste artigo são abordadas as seguintes seções:
Inclusão da assistência técnica
Dados da assistência
Endereços
Ocorrências
Agendas
Financeiro
Tela inicial
Na tela inicial é possível visualizar todas as assistências técnicas criadas pela loja ou grupo caso seja acessado por uma base consolidada.
A partir dessa tela conseguimos fazer a inclusão de uma nova assistência através do botão Incluir, ou editar uma assistência já incluída clicando no número da mesma.
Inclusão da assistência técnica
Uma assistência técnica pode ser apenas uma visita para a verificação da situação alegada, prestação de um serviço para o cliente (ajuste rápido executado no momento da visita) ou pode gerar a necessidade de compra de itens do fornecedor para substituição.
Uma assistência também pode ser finalizada sem a necessidade de compra ou itens do fornecedor.
1. Ao clica sobre o botão Incluir , é aberta a tela onde deverá ser selecionado o cliente para qual está sendo registrado a assistência, o contrato de venda referente a ela, a situação alegada pelo cliente e o endereço onde será realizada a assistência:
2. Nessa tela são obrigatórios apenas dois campos:
- Cliente;
- Situação alegada.
Após serem incluídos esses dados é criada uma assistência para o cliente selecionado:
Dados da Assistência
Neste bloco, são disponibilizadas as principais informações da assistência.
É possível verificar o número, situação alegada, contrato origem da assistência técnica, além de permitir acessar dados completos do cliente.
Endereços
Neste bloco, os endereços que estão preenchidos no cadastro do cliente serão sempre exibidos por padrão. Caso seja informado um outro endereço no momento da inclusão da assistência técnica, este será chamado de Endereço da Assistência. Todos eles possuem um link que redirecionará diretamente para o Google Maps.
Para alterar o endereço da assistência técnica utilize opção EDITAR, localizada no rodapé da página.
Ocorrências
- Quando há necessidade de criar uma ocorrência?
As ocorrências são criadas quando a necessidade de efetuar compra de itens para substituição junto ao fornecedor.
Para incluir uma nova ocorrência no bloco de ocorrências clique em Incluir:
Ao clicar sobre o botão Incluir, é aberta a tela Nova Ocorrências para inclusão dos detalhes da ocorrência, que são:
|
Modalidade |
A modalidade determina quem será responsável pelo pagamento do valor gerado pela ocorrência (compra de itens). Podem existir quatro modalidades de assistências: • Paga pela Loja; |
|
Tipo de ocorrência |
|
|
Assistência em Montagem |
|
|
Pedido do Fornecedor |
|
|
Ambiente |
|
|
Linha de produto |
|
|
Situação da ocorrência |
|
|
Data da previsão de correção |
|
|
Data da solução/ cancelamento |
|
|
Colaborador que ocasionou o problema |
|
|
Situação constatada |
|
|
Solução aplicada |
|
|
Observação |
|
Os itens da assistência técnica podem ser incluídos de diferentes formas, as formas de inclusão são:
- Software de projetos
- Item do pedido
- Itens avulsos
- Item do Fornecedor (essa demanda só é possível para clientes que utilizam o FoccoERP)
As formas de inclusão de itens podem ser parametrizadas pela loja, rede de lojas ou fábrica homologada. As parametrizações estão disponíveis em Sistema - Configurações - Assistência Técnica.
A partir de uma ocorrência é possível:
- Gerar documentos fiscais
- Gerar e enviar pedido para o Fornecedor
- Gerar títulos financeiros
- Negociar (nos casos em que as ocorrências são pagas pelo cliente ou transportadora)
- Imprimir documentos relacionados a ocorrência.
- Editar ocorrência
Para editar uma ocorrência clique sobre o número dela e na tela aberta, clique sobre o botão Editar.
-
Informações da ocorrência
Nesta aba são informados os detalhes da ocorrência, iguais aos campos descritos anteriormente na tela Nova Ocorrência.
- Anexos
Nesta aba são incluídos anexos dos itens da ocorrência. É possível adicionar vários anexos de uma só vez e também adicionar descrições para esses anexos, conforme simulação mostrada no vídeo abaixo.
Ainda é possível editar a descrição do anexo, clicando sobre a sua descrição. Na tela aberta, clique em Editar.
Para baixar o arquivo, clique sobre o respectivo ícone.
Agendas
O bloco de agendas tem como objetivo criar compromissos relacionados a assistência técnica, eles podem estar vinculados a visitas técnicas, reparos, montagem, entre outros.
Para criar um compromisso basta clicar em Incluir, e cadastrar conforme a necessidade da assistência.
Financeiro
O bloco financeiro foi criado com o objetivo de lançar títulos de contas a pagar ou receber, um valor de uma visita técnica, ou um valor adicional para o colaborador que irá realizar o serviço da casa do cliente.
Os lançamentos feitos no bloco financeiro geram títulos de provisão, as efetivações devem ser feitas pelo módulo financeiro do sistema.
Para incluir um título clique em Incluir:
Na tela de inclusão selecione se o título é uma:
- Receita ou Despesa
- Se ele está vinculado a alguma ocorrência da assistência
- Selecione o Fornecedor, que pode ser um colaborador, fornecedor ou cliente