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Conhecer o Processo

O que é?
O Processo de Compras é o procedimento que visa controlar a geração, envio e prazos de entrega dos pedidos enviados a diversos fornecedores. Ter um processo de compras claro e bem definido é indispensável no controle das compras e cumprimento de prazos.

Este processo engloba o Cadastro de Itens, Fornecedores, Tabela de Compras, Revisão de Projetos, Pedido de Compras, Liberações de Pedidos, Atendimento de Pedidos de Compras, Cancelamento de Pedidos de Compra, Consultas, Motivos de Cancelamento de Pedidos de Compras e Alçada de Valores.

Para que serve?
O módulo de compras permite revisar os Pedidos de Compra para não gerar compras equivocadas. Demonstra o histórico das peças vendidas, peças geradas pela revisão e possibilita gerar pedidos automaticamente para fornecedores distintos. Faz o envio automático de pedidos para a fábrica, permite o acompanhamento destes pedidos e a consulta do preço diretamente da fabrica quando a mesma utiliza o FoccoERP.

Roteiro de Implantação

Recomenda-se seguir o roteiro de implantação abaixo para o processo de Compra:

Parâmetros

Os parâmetros deverão ser cadastrados no início da implantação do sistema, na seguinte ordem:

1. Configurações de Compra

Cadastros

1. Cadastro de Alçadas de Compra

2. Cadastro de Linhas de Produto

3. Cadastro de Metas de Compra

4. Cadastro de Motivos de Cancelamento de Pedido

Passo a Passo

Roteiro do Processo de Compra

Fornecedores

O processo de Compra inicia com o Cadastro do Fornecedor, o qual será necessário para realizar as compras dos itens. Os fornecedores podem ser Web Service, os quais são os fornecedores que possuem o FoccoERP (fábrica). O preço dos itens pode também ser atualizado pelo valor da fábrica.

Itens

Os itens, assim como o preço para a tabela de preço de compra, são cadastrados manualmente e/ou podem ser importados através do FoccoERP (WebService) ou pela integração com o software de projeto.

Tabela de Preço de Compra

A tabela de preço de compra pode ser cadastrada manualmente ou o preço pode ser importado pelo WebService do FoccoERP ou pela integração com o software de projeto, conforme indicador do Cadastro do Fornecedor.

Pedidos de Compra

Após cadastrado o Fornecedor e o cliente aprovado o projeto, e, o projeto ter passado pela revisão de ambientes, o pedido de compra deve ser gerado (manualmente para os fornecedores e no pedido de compra e/ou pode-ser gerado através dos itens do projeto e enviado para a fábrica quando a fábrica possuir o FoccoERP.

O pedido de compra pode ser de assistência técnica.

Liberação de Pedidos

Quando o pedido é gerado e excede o limite da alçada de compra o mesmo fica bloqueado e deve ser liberado pelo superior na hierarquia. Caso a loja utilize alçada de compra.

Atendimento de Pedido

Após gerado o pedido fica em aberto até o seu atendimento pela nota fiscal de entrada, caso a nota de entrada não tenha sido vinculada, ao utilizar o atendimento do pedido de compra o mesmo será encerrado.

Cancelamento de Pedido

Após gerado, o pedido de compra pode ser cancelado utilizando o cancelamento de pedido dependendo de algumas amarrações que o pedido possui com a fábrica.

Ao cancelar o pedido é removido o vínculo do pedido de compra com a nota fiscal de entrada. Se existem outros pedidos vinculados à nota fiscal, o status de atendimento da nota passa para Atendida Parcial. Se não existem mais vínculos, o status de atendimento da nota passa para Não Atendida.

Consultar Pedidos na Fábrica

Através da Consulta de Pedidos na Fábrica é possível consultar a situação atual dos pedidos no fornecedor e as parcelas de pagamento da loja geradas através destes pedidos.

Para mais informações, acessar Pós-Venda - Entrega e Montagem - Consultar Pedido na Fábrica.

Nota Fiscal de Entrada

Para emitir a nota fiscal de entrada é necessário acessar o programa Nota Fiscal de Entrada que encontra-se no menu: Fiscal - Nota Fiscal de Entrada - Nota Fiscal Eletrônica de Entrada.

Passo a Passo

Neste tópico é possível seguir com o máximo de detalhamento cada passo do processo de Compra.

Cadastrar Fornecedor	1. Acessar o menu *Compras - Cadastros Gerais - Fornecedores. 2. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar um novo cadastro, clicar no botão Novo. 3. Na nova tela é obrigatório preencher os campos Tipo de Pessoa e Nome. Para concluir a ação clicar no botão Inserir. Esta ação habilita novos campos de preenchimento na tela sendo três obrigatórios a Origem do Valor dos Itens, o Prazo Médio e o Permite informar o preço manual após preencher clicar no botão Inserir. Esta ação apresenta um aviso de que os dados foram inseridos com sucesso. 4. A aba telefone permite incluir os telefones do fornecedor. Para isso é necessário clicar no botão Novo* e cadastrar os telefones.
Cadastrar Item	1. Acessar o menu *Compras - Cadastros Gerais - Itens. 2. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar um novo cadastro, clicar no botão Novo. 3. Na nova tela é obrigatório preencher os campos Código do Item, Item e Unidade de Medida. Para concluir a ação clicar no botão Inserir. Esta ação apresenta um aviso de que os dados foram inseridos com sucesso. OBSERVAÇÃO:* O item pode ser importado para o FoccoLOJAS através do WebService e/ou da integração com o software de projeto. Não sendo necessário o seu cadastro manual.
Cadastrar Tabela de Compra	1. Acessar o menu Compras - Cadastros Gerais - Tabelas de Compra. 2. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar um novo cadastro, clicar no botão Novo. 3. Na nova tela é obrigatório preencher os campos Código do Item, Item e Unidade de Medida. Para concluir a ação clicar no botão *Inserir. Esta ação apresenta um aviso de que os dados foram inseridos com sucesso. OBSERVAÇÃO:* A tabela de venda pode ser importada para o FoccoLOJAS através do WebService e ou da integração com o software de projeto. Não sendo necessário o seu cadastro manual, o cadastro manual ocorrerá quando o fornecedor possuir o campo Origem do Valor dos Itens for igual à Tabela de Preços da Loja.
Cadastro e Envio do Pedido de Compra	Pedido de Compra Opção utilizada para digitar pedidos manualmente. Acessar o menu *Compras - Pedidos de Compra - Pedido de Compra. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar um novo cadastro, clicar no botão Novo. Na nova tela é obrigatório preencher os campos Fornecedor, Cliente, Loja/Unidade Responsável e Prazo de Entrega. Para concluir a ação clicar no botão Inserir. Esta ação apresenta um aviso de que os dados foram inseridos com sucesso. Para incluir os itens no pedido selecionar a aba Itens. Será habilitado outras abas. A primeira aba é de Desconto/Acréscimo. Ao clicar na aba será direcionado para a tela de pesquisa, para incluir um descontou ou acréscimo é necessário clicar no botão Novo* que será direcionado para a tela de inserção. É possível escolher o tipo de desconto ou acréscimo para isso basta clicar em cima do campo *Tipo Valor* que será listado as duas opções disponível Valor ou *Percentual. Após é necessário informar o valor ou o percentual que será aplicado. No campo tipo é necessário escolher se será desconto ou se será acréscimo, e após informar uma descrição. Na segunda aba é possível incluis os itens. Ao clicar na aba será direcionado para a tela de pesquisa, para incluir um item é necessário clicar no botão Novo* que será direcionado para a tela de inserção. Para inserir um item basta clicar no botão que tem ao lado do campo. Caso o item tenha máscara é possível selecionar, para isso é necessário clicar no campo que será listada as opções disponíveis. Após é necessário informar a quantidade e o preço do item e caso tenha alguma informação adicional, informar no campo observação. Após clicar no botão *Inserir* que irá habilitar aba de descontos e acréscimos dos itens. Ao clicar na aba será direcionado para a tela de pesquisa, para incluir um descontou ou acréscimo é necessário clicar no botão Novo que será direcionado para a tela de inserção. É possível escolher o tipo de desconto ou acréscimo para isso basta clicar em cima do campo Tipo Valor que será listado as duas opções disponível Valor ou Percentual. Após é necessário informar o valor ou o percentual que será aplicado. No campo tipo é necessário escolher se será desconto ou se será acréscimo, e após informar uma descrição. Na terceira aba, de *Observações, tem 3 campos: Observações do Pedido, Observações do Cliente* e *Observações do Estabelecimento. Os campos são informativos. Para inserir é só clicar no botão Atualizar. Geração e Envio do Pedido de Compra* Acessar o menu Compras > Pedidos de Compra > Geração e Envio. Selecionar os contratos desejados para gerar o pedido de compra e clicar no botão Confirmar. Neste momento o pedido é gerado, posteriormente o mesmo deve ser enviado. Para enviar o pedido selecionar o checkbox enviar e Clicar no botão *Confirmar*. Neste momento o pedido será aberto uma tela com o Status do processo do pedido que irá informar se o pedido foi ou não enviado ao fabricante. Clicar no botão Fechar para retornar. OBSERVAÇÃO: Os pedidos gerados manualmente no programa Pedido de Compra, devem ser enviado ao fornecedor através do programa Geração de Pedido.
Liberação do Pedido de Compra	1. Acessar o menu Compras - Gestão - Liberar Pedidos. 2. Selecionar o pedido de compra a ser liberado e clicar no botão Editar 3. Nesta nova tela de liberação que contém os dados do pedido clicar no botão *Aprovar* para liberar o pedido.
Atendimento do Pedido de Compra	1. Acessar o menu *Compras - Pedidos de Compra - Atendimento. 2. Selecionar o pedido a ser atendido e clicar no botão Editar* 3. Para tender o pedido total clicar no botão Atender Total e 4. Para atender somente alguns itens do pedido clicar na aba Atendimento Itens informar a quantidade de atendimento do(s) item(ns) desejados e clicar no botão Confirmar. 5. Ao clicar no botão *Confirmar* o sistema retorna seguinte mensagem: Os dados foram inseridos com sucesso.
Cancelamento do Pedido de Compra	1. Acessar o menu *Compras - Pedidos de Compra - Cancelamento. 2. Selecionar o pedido a ser cancelado e clicar no botão Editar* 3. Informar o motivo de cancelamento (que é cadastrado em *Avançado - Compras - Motivos de Cancelamento de Pedido); 4. Clicar no botão Confirmar*.
Acompanhamento do Pedido de Compra do Fornecedor	1. Acessar o menu *Pós-Venda - Entrega e Montagem - Consultar Pedidos na Fábrica. 2. Selecionar o pedido a ser consultado e clicar no botão Status do Pedido para verificar o andamento do pedido na fabrica. 3. e/ou selecionar o pedido e clicar no botão Parcelas Pedidos* para verificar o pagamento das parcelas. OBSERVAÇÃO: Só serão listados os pedidos em que a forma de envio seja via Web Service e que estejam com status: Bloqueado Fornecedor, Cancelado Fornecedor, Em Carga Fornecedor, Enviado, Faturado Fornecedor, Faturado Parcial Fornecedor ou Liberado Fornecedor.
Nota Fiscal de Entrada	Mostra a situação da agenda conforme as informações cadastradas no programa Compromissos. As situações podem ser: Sem agenda, Em Atraso, Agendado ou Concluído.
Data Agenda	A entrada da nota fiscal pode ser feita de três formas distintas conforme a necessidade da loja: Normal: Quando não possui o XML para importar. Acessar o menu *Fiscal - Nota Fiscal de Entrada - Nota Fiscal Eletrônica de Entrada. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar o lançamento da nota, clicar no botão Novo. Nesta nova tela é obrigatório preencher os campos Número, Considera, Data de Emissão, Tipo de Nota, Fornecedor, CEP, Logradouro e Cidade. Após preencher todos os dados clicar no botão Inserir. Esta ação apresenta um aviso de que os dados foram inseridos com sucesso. Para inserir itens clicar na aba itens, selecionar os itens cadastrados no módulo Compras - Cadastros Gerais - Itens e informar a quantidade, unidade de medida e o preço do item. Se necessário informar os valores dos impostos os valores dos impostos podem vir do cadastro da tabela caso tenha sido informado. Na aba de títulos* é necessário clicar no botão *Novo* e informar os campos número, a parcela, a data de vencimento e o valor. Na aba de anexos é possível anexar algum documento. Para isso é necessário clicar no botão Novo. Na tela que irá abrir é necessário informar uma descrição e após selecionar o anexo através do botão Procurar, e após clicar no botão *Inserir. Importação* 1. Acessar o menu *Fiscal - Nota Fiscal de entrada - Importação de Nota Fiscal Eletrônica. 2. Clicar no botão Procurar* e localizar o .XML da nota fiscal eletrônica enviado pelo fornecedor. 3. Quando localizado clicar no botão *Abrir* e no botão *Inserir. 4. Os dados da nota serão listados abaixo selecionar a nota e clicar no botão Confirmar. Após confirmar será incluída uma nota de entrada. Caso mostre alguma mensagem de divergência é possível editar e ajustar a nota. Conhecimento de Transporte* 1. Acessar o módulo de *Fiscal - Nota Fiscal de Entrada - Conhecimento de Transporte. 2. A tela inicial do programa é de consulta. Para realizar o lançamento da nota, clicar no botão Novo. 3. Nesta nova tela é obrigatório preencher os campos Fornecedor, Data de Utilização, Número, CFOP e Valor Total. 4. Para concluir a ação clicar no botão Inserir. Esta ação apresenta um aviso de que os dados foram inseridos com sucesso. 5. Para cancelar um conhecimento de Transporte é necessário selecionar uma linha na página inicial do programa e clicar no botão Cancelar*. Mostrará a seguinte mensagem: Conhecimento de transporte será desvinculado das notas fiscais! Confirma? Se clicar em OK o conhecimento de frete será cancelado se clicar em cancelar será abortada a ação.
Relatório de Metas de Compras	1. Acessar o menu Estatísticas - Compras - Metas de Compra. 2. Selecionar o Período da Meta Projetada e clicar no botão *Pesquisar.* 3. Será listado abaixo a meta por período, o valor efetivo por período e o resultado efetivo x planejado. 4. No botão *Gera Gráfico*, é gerado um gráfico com o resultado da meta de compra do período consultado.