No Manager é disponibilizado a funcionalidade de Ordens de Compra para envio aos fornecedores. Ela pode ser cadastrada na tela de Ordens de Compra, ou através de um Pedido de Venda feito a partir de uma negociação convertida. Além de criar a Ordem de Compra, é possível editá-la. E a partir dela, é possível dar a entrada dos itens comprados no estoque através do XML da nota do fornecedor.
IMPORTANTE: A Ordem de Compra é somente gerada a partir de um Pedido de Venda.
Neste artigo são abordadas as seguintes seções:
Preparar e encaminhar Ordens de Compra ao fabricante
Visualização Completa da Ordem de Compra
Encaminhar Ordem de Compras para um Fornecedor
Preparar e encaminhar Ordens de Compra ao fabricante
Após fechar uma negociação, o Manager oferece o recurso de Geração e Envio de ordens de compra ao fabricante.
1. Em Negociação, clique em Comprar ambientes:
2. As ordens de compras são geradas com base no cadastro do fornecedor, e os catálogos/itens a ele atribuído, são utilizados como critério para a geração dessa ordem de compras. Para mais informações clique aqui.
3. Caso algum dos itens na negociação, não possua fornecedor atribuído, é exibida uma inconsistência na área Ações Pendentes, sendo necessário informar os fornecedores para continuar efetuar a geração.
IMPORTANTE:
- Certifique-se de que todos os itens tenham corretamente seus fornecedores antes da Geração da ordem de compra. Caso um fornecedor receba um item não produzido por ele, é possível haver a rejeição da Ordem de Compra.
- Caso o ambiente negociado tiver sido alterado no Promob, é exibida a mensagem Um ou mais designs estão desatualizados conforme a imagem abaixo, sendo necessário acessar o ambiente no Promob e atualizá-lo (negociar). Após isso, é possível gerar as ordens de compra normalmente.
4. Após isso, as ordens de compras são geradas, sendo possível a visualização dessas ordens no campo de Negociação ou através do menu Manufatura - Ordens de Compra.
5. Ao clicar em uma ordem de compra gerada, é possível visualizar os detalhes. Se algum item não produzido pelo fornecedor estiver presente, é possível desmarcar este item antes de efetuar a liberação da ordem.
6. Após os passos já descritos, é possível fazer a liberação ou enviar por e-mail a ordem.
OBSERVAÇÃO: Para cancelamento de uma ordem de compra já liberada para o SupplierPortal, deve-se entrar em contato diretamente com o fornecedor.
IMPORTANTE: A liberação da ordem através do SupplierPortal só é possível para fornecedores que tenham adquirido este produto. Entre em contato com o fornecedor para verificar se possui o produto contratado.
Visualização Completa da Ordem de Compra
Através do menu Manufatura - Ordens de Compra, é possível a visualização mais detalhada das informações. As principais informações são:
Informações
Nome OC: campo livre disponível ao usuário, para que ele possa dar um nome para a ordem de compra, facilitando sua identificação.
Fornecedor: é o fornecedor desta ordem de compra. Quem irá fornecer os itens contidos nesta.
Valor: valor da ordem de compra.
Itens: quantidade de itens que tem na ordem de compra.
Criado em: data em que a ordem de compra foi criada
Atividade: é o projeto que originou esta ordem de compra. Em alguns tipos de licença, temos um fluxo de trabalho que concentra as principais ações do usuário durante o uso no sistema. As licenças que possuem este modelo de trabalho são NA Dealer e NA Foundation.
Cliente: é o cliente da ordem de compra. A ordem de compra pode ser emitida para um cliente final ou para a própria companhia.
Liberação/Situação: liberação da ordem de compra ao fornecedor no Supplier Portal.
N° PV Fornecedor: este número pode ser informado pelo fornecedor e utilizado para o rastreamento do pedido na fábrica.
Situação no fornecedor: status da ordem de compra na fábrica. IMPORTANTE: este campo é atualizado pela fábrica.
Arquivos
Adicionar arquivo: o Usuário pode adicionar arquivos referentes a ordem de compra. É um campo livre e qualquer arquivo pode ser adicionado.
Cobrança
Cobrar de: neste campo é informado contra quem a ordem de compra será faturada. Este dado está disponível no painel de fornecedor, para que a fábrica tenha os dados de faturamento.
Endereço de Cobrança: neste campo será exibido o endereço de cobrança conforme a informação preenchida no campo Cobrar de.
Expedição e Instalação
Montagem: quem será o responsável pela montagem dos itens que estão sendo comprados.
Enviado para: local onde será entregue a mercadoria.
Pagador do fornecedor: quem irá pagar pelo frete das mercadorias.
Endereço de envio: endereço de entrega da mercadoria. Endereços variam conforme o que for escolhido em Enviar para.
Ações
Enviar: enviar esta ordem de compra por email (PDF).
Baixar: baixar ordem de compra em PDF.
Imprimir: imprimir.
Mensagens
Adicionar mensagem: opção para adicionar uma mensagem.
NOTA: Caso o fornecedor da ordem de compra possua integração com o SupplierPortal, esta área pode ser utilizada como um canal de comunicação para possíveis inconsistências de integração, informações sobre faturamento, dentre outras mensagens pertinentes a ordem.
Itens
Buscar: filtro para auxiliar o usuário.
Catálogo: filtro para auxiliar o usuário.
Estilos: filtro para auxiliar o usuário.
Categorias: filtro para auxiliar o usuário.
Adicionar item: adicionar um item a esta ordem de compra.
Histórico
É exibido o histórico de alterações da ordem de compra, com data e usuário.
Exemplo
Gerar Ordem de Compras Manual
Esse recurso permite a geração de uma Ordem de Compra manual. Para isso:
1. Acesse Manufatura - Ordens de Compra;
2. Clique em Adicionar ordem de compra.
3. Informe o Fornecedor, previamente cadastrado.
4. Informe o Cliente ao qual se refere a compra e o Ambiente;
- Para informar o cliente, a negociação feita com esse cliente já deverá ter sido convertida e gerado um Pedido de Venda desta negociação;
- Descubra aqui como gerar um Pedido de Venda;
5. Defina o tipo da Ordem de Compra, se será Principal, para Assistência técnica ou Adicional;
- Principal: Ordem de compra convencional, padrão;
- Assistência técnica: quando a Ordem de compra é feita a partir de uma assistência/ manutenção ao projeto do cliente. Quando por algum motivo específico, um ou mais itens precisam ser novamente comprados no fornecedor;
- Adicional: Quando é necessário solicitar a compra de um item adicional referente a uma outra Ordem de Compra já solicitada.
6. Informe o número do pedido caso você possua um número ou código para controle de cadastro dos clientes e clique em Avançar;
7. Defina local de entrega e montagem e clique em Avançar;
8. Defina os itens que entrarão na ordem de compra, definindo a quantidade e entrega e após, clique em Avançar.
9. Defina as condições de pagamento e clique em Salvar.
Encaminhar Ordem de Compras para um Fornecedor
Você pode enviar a sua Ordem de Compra aos fornecedores das seguintes maneiras:
Através do E-mail
1. Acesse a Ordem de Compra desejada, no canto superior direito em Ações, selecione a opção Enviar;
2. Automaticamente é carregado e-mail informado no cadastro do fornecedor;
3. A Ordem de Compra por padrão é anexada.
Através de arquivo PDF
Para gerar a ordem de compra em formato .PDF:
1. Selecione no canto superior direito a opção Imprimir;
2. Desta forma será possível imprimir no formato PDF, caso queira encaminhar fisicamente a Ordem de Compras;