O que é?
O Processo de Devolução é o processo em que o cliente, por algum motivo, deseja devolver um produto que comprou. A loja por sua vez pode aceitar a devolução e o valor gerado pode ser restituído ou o cliente fica com um crédito para utilizar em uma nova venda.
Para que serve?
Este processo é utilizado para que a loja possua um controle de todas devoluções realizadas após uma venda concretizada, os itens devolvidos, os motivos destas devoluções, a utilização de créditos em novas vendas e a movimentação de estoque para entrada de itens retornados. Todo gerenciamento da origem e destino das devoluções.
Neste artigo são abordadas as seguintes seções:
Roteiro de Implantação
Recomenda-se seguir o roteiro de implantação abaixo para o processo de Devolução:
1. Em Sistema - Usuários - Perfil - Mapa de Acesso, para o módulo Comercial, liberar as opções para os programas de Devolução.
2. Em Sistema - Configurações - Financeiro, definir o parâmetro Portador padrão para créditos por devolução. Essa informação será utilizada nos títulos de crédito gerados para o cliente a partir da devolução de itens do pedido de venda.
3. Em Avançado - Financeiro - Formas de Pagamento, definir na forma de pagamento (Ex: Carta de Crédito), no campo Utilizar créditos financeiros, a opção Utilizar créditos por devolução e adiantamentos financeiros da loja. Essa informação obrigará a informação de um título de crédito do cliente, no orçamento, ao selecionar a forma de pagamento. Importante: Esta forma de pagamento deve estar cadastrada dentro da condição de pagamento e irá ficar habilitada somente na parcela de entrada (Ex: Carta de Crédito).
4. Em Sistema - Configurações - Comercial, definir no parâmetro Utiliza Forma de Pagamento no Orçamento a opção Utilizo e o preenchimento dos dados são no Orçamento. Essa informação leva a escolha de forma de pagamento para a capa do orçamento e habilita a opção (+) ao lado das parcelas.
5. Em Sistema - Configurações - Venda Avulsa, o parâmetro Agrupa Itens Avulsos em um Ambiente ao gerar o Pedido de Venda deve ficar desmarcado. Se o parâmetro estiver marcado o sistema agrupa os itens em um ambiente e não é possível devolver itens dentro de ambientes.
6. Em Financeiro - Gestão - Configurações Financeiras, para títulos DCC, deve-se preencher os parâmetros de Movimento de Estorno – Considera Caixa e Movimento de Estorno Não Considera Caixa. Estes parâmetros serão utilizados em caso de cancelamento de pedidos de venda ou cancelamento de devoluções em que o valor do título utilizado será estornado.
7. Em Avançado - Comercial - Motivos de Devolução, adicionar informações de Cadastro de Motivos de Devolução. A partir de um motivo cadastrado, o sistema obriga a selecionar ao menos um motivo ao realizar a devolução de itens.
Processo de Devolução
Iniciar uma Devolução de Produtos
A devolução de produtos sempre deve partir de um Pedido de Venda.
Podemos iniciar o processo em Comercial - Vendas - Devoluções - Opção INCLUIR ou em Comercial - Pedido de Venda - Aba Dados de Venda - Opção DEVOLVER.
- Estas opções ficam disponíveis somente se o usuário possuir permissão de acesso através de seu perfil. As permissões estão disponíveis em Sistema - Usuários - Perfil - Mapa de Acesso - Comercial - Devoluções.
Somente será permitido devolver:
- Itens Avulsos - Vendidos separadamente.
- Não será possível selecionar um Ambiente para devolução
- Não será possível selecionar itens que foram agrupados em um único ambiente (Parâmetros de Venda Avulsa - Agrupa Itens Avulsos em um Ambiente ao gerar o Pedido de Venda)
- Itens que possuem saldo, que ainda não foram devolvidos em sua totalidade.
Para o item que será devolvido, deve-se informar a quantidade devolvida. Não é possível informar quantidade zero ou maior que o saldo do item.
Se a loja possuir Motivos de Devolução cadastrado (Avançado - Comercial - Motivos de Devolução), será habilitado um campo para seleção, sendo obrigatório informar um motivo para a devolução. Também é opcional informar uma observação para a devolução.
Reserva de Estoque: Se o item possuir itens reservados, o sistema verifica e atualiza a quantidade devolvida no(s) almoxarifado(s). Por padrão, o sistema indica a melhor forma de atualizar os itens reservados X almoxarifados, mas o usuário tem a possibilidade de ajustar manualmente a partir do ícone disponível na grid. Se a reserva estiver faturada, nenhuma ação é realizada sobre a mesma, considerando que o item não está mais fisicamente no almoxarifado da loja.
Ao CONTINUAR a devolução o sistema irá apresentar o título de crédito que será criado para o cliente:
- Gerar um título de Crédito para o Cliente (Financeiro - Contas a Pagar - Lançamento). Este título pode ser utilizado em uma nova venda. O título será gerado com as seguintes informações:
- Tipo de documento DCC
- Número do título será número do Pedido de Venda
- Parcela sequencial.
- Valor do título será o valor total dos itens devolvidos.
- Data de Emissão, Competência e Vencimento será a data atual.
- Portador: Portador padrão para créditos por devolução (Sistema - Configurações - Financeiro)
- Movimento: Movimento de Emissão para o tipo de documento DCC (Financeiro - Gestão - Configurações Financeiras)
- Não será possível excluir manualmente os títulos gerados a partir de uma devolução. Deve-se realizar o cancelamento da devolução caso seja necessário.
Ao acessar o pedido de venda com itens devolvidos (Pedido de Venda - Aba Dados de Venda), será exibido um balão informativo vermelho para cada item que possuir alguma devolução. Este balão irá apresentar as seguintes informações:
- Quantidade total devolvida do item.
- Histórico das devoluções com:
- Quantidade devolvida.
- Usuário que realizou a devolução.
- Data da devolução
- Título gerado pela devolução
- Observação da devolução (caso possuir).
Consulta de Devoluções
Em Comercial - Vendas - Devoluções, apresentamos todas devoluções realizadas na loja. Nesta interface é possível utilizar filtros rápidos/avançados, verificar totalizadores, detalhar e iniciar uma nova devolução.
Ao detalhar uma devolução, apresentamos dados de origem (pedido de venda, usuário, motivo da devolução), itens devolvidos (quantidade e valores), título de crédito criado e onde este crédito já foi utilizado.
Impressão do Título de Crédito do Cliente
Em Comercial - Vendas - Devoluções, Comercial - Pedidos de Venda - Aba Dados de Venda ou Financeiro - Contas a Pagar - Lançamentos é possível realizar a impressão da devolução gerada. O sistema irá habilitar o(s) layouts(s) de impressão, do tipo Devolução, para que sejam impressos os documentos.
Cancelamento da Devolução
Comercial - Devoluções ou Comercial - Pedidos de Venda - Aba Dados de Venda é possível realizar o cancelamento de uma devolução. Este processo, desfaz as ações geradas pela devolução, os itens voltam a ficar como vendidos no pedido de venda, o título de crédito para o cliente é excluído (caso não tenha sido utilizado em uma nova venda), a reserva de estoque original é atualizada (caso exista reserva e o item ainda possua saldo em estoque).
Utilização de crédito por devolução em um nova Venda
Em Comercial - Vendas - Nova Venda, ao iniciar uma nova venda, para um cliente que possui título de crédito com valor em aberto, o sistema irá apresentar um indicativo, no orçamento e nas formas de pagamento, que existe crédito para ser utilizado.
Importante O crédito é nominal e só pode ser utilizado para uma venda em nome do mesmo cliente.
Para utilizar este crédito, o usuário deve acessar a popup de formas de pagamento (habilitada na opção + ao lado do valor de cada parcela). Somente na parcela de entrada será possível utilizar o título de crédito, selecionando a forma de pagamento parametrizada para isto. O crédito pode ser utilizado na sua totalidade ou parcialmente. É possível utilizar mais de um título de crédito como forma de pagamento.
Ao aprovar este orçamento e gerar o pedido de venda, o valor utilizado será abatido do título no financeiro do contas a pagar e caso fique em aberto o valor poderá ser utilizado em outra venda.
Em Financeiro - Contas a Pagar - Lançamentos: O título utilizado será baixado de forma total ou parcial.
Em Financeiro - Contas a Receber - Lançamentos: No título do contas a receber, referente a parcela de entrada, será realizado uma baixa total ou parcial indicando pagamento por crédito do cliente.
Cancelamento de Pedido de Venda
Em Comercial - Pedido de Venda, ao realizar o cancelamento de um pedido de venda, em que um título de crédito por devolução foi utilizado como forma de pagamento, o sistema irá:
- No título do contas a pagar (DCC – Duplicata de Crédito de Cliente), será realizado um estorno do valor utilizado como forma de pagamento. O Valor estornado fica disponível para utilização em uma nova venda.
- No título do contas a receber (DUP – Duplicata de Contrato), será excluído o movimento de pagamento referente ao título de crédito do cliente. Importante: Se o título possuir uma outra movimentação de baixa, o processo de exclusão deverá ser realizado manualmente, ficando disponível para consulta no relatório de pendências financeiras do pedido de venda.
Geração de Pedidos
Na geração dos pedidos de compra, tanto em Compras - Geração e Envio, quanto em Compras - Compra de Itens, o pedido será gerado considerando somente a quantidade de saldo dos itens, desconsiderando a quantidade dos itens devolvidos.
Caso o item tenha sido devolvido em totalidade, o mesmo não irá aparecer para geração do pedido de compra.
Em Comercial - Pedidos de Venda, a identificação visual (sinaleira) que representa a situação dos pedidos de compra, irá desconsiderar itens que foram devolvidos, sendo que não é necessário pedidos para esses itens.