Conhecer o Processo
O que é?
A movimentação de estoque pode ser de duas formas, são estas:
1) Movimentações planejadas (Movimentação de Estoque)
São as movimentações que ocorrem com o estoque planejadamente, ou seja, através de uma nota de entrada e nota de saída.
2) Movimentações não planejadas (Movimentação Manual)
São as movimentações não planejadas realizadas para acerto de estoque por algum motivo. Esses tipos de movimentações podem ser: Entrada, saída, transferência ou implantação.
Para que Serve?
Serve para manter os estoques sempre atualizados e corretos em cada movimentação. Quando os itens estiverem com estoque incorreto, por algum motivo, as movimentações não planejadas permitem realizar o ajuste necessário.
Ao lançar uma nota de entrada, emitir uma nota fiscal de saída ou um cupom fiscal,o estoque é atualizado automaticamente, conforme cadastro dos itens, e do tipo de nota utilizados, essas são as movimentações planejadas.
Roteiro de Implantação
Recomenda-se seguir o roteiro de implantação abaixo para o processo Movimentação de Estoque:
Parâmetros: Não se aplica.
Cadastros:
Antes de iniciar a utilização do processo de Movimentação de Estoque os seguintes cadastros auxiliares devem ser realizados no FoccoLOJAS, conforme a necessidade da loja.
- Almoxarifado
Acessar Compras - Estoque - Almoxarifados
Cadastrar os almoxarifados, que serão vinculados ao item, com o objetivo de organizar o estoque da loja. Cada vez que uma nota for lançada, o estoque do item será atualizado, conforme o tipo de nota, e conforme o almoxarifado. O almoxarifado é o local onde o item se encontra.
- Tipo de Movimento Estoque
Acessar Avançado - Compras - Tipos de Movimento de Estoque
Cadastrar os tipos de movimentos de estoque que serão vinculados ao tipo de Nota e consequentemente, utilizados nas notas fiscais de entrada, saída e em movimentações manuais de estoque.
- Conversão de Unidade de Medida Padrão
Acessar Avançado - Compras - Conversão de Unidade de Medida
Cadastrar a parametrização para unidade de medida padrão e fator de conversão que deve ser aplicado ao armazenar ou retirar itens em estoque.
- Conversão de Unidades de Medida por Fornecedor
Acessar Compras - Gestão - Unidades de Medida por Fornecedor
Cadastrar a parametrização para fornecedor, item, unidade de medida e fator de conversão que deve ser aplicado ao armazenar itens em estoque.
- Conversão de Unidade de Medida por Item
Acessar Compras - Gestão - Unidades de Medida por Item
Cadastrar a parametrização para item, unidade de medida e fator de conversão que deve ser aplicado ao armazenar ou retirar itens em estoque.
- Tipos de Nota Fiscal
Acessar Fiscal - Configurações - Tipos de Nota Fiscal
No cadastro do tipo de nota, na aba Informações de estoque, o campo Atualiza Estoque deve estar marcado como Sim para indicar que ao lançar uma nota de entrada, utilizando este tipo de nota, o estoque seja atualizado com os itens, ou seja, os itens irão entrar para o estoque. E, ao emitir uma nota fiscal de saída ou um cupom fiscal, utilizando este tipo de nota, o estoque seja atualizado, requisitado, ou seja, os itens irão sair do estoque.
No campo Tipo de Movimento, informar o tipo de movimento para o tipo de nota, conforme cadastrado no cadastrado do Tipo de Movimento de Estoque, visto anteriormente.
O campo Calcula Custo Médio deve estar marcado como Sim para indicar, que ao utilizar este tipo de nota, o sistema calcule o custo médio do item no estoque.
O botão Histórico possibilita consultar o histórico das movimentações de estoque.
IMPORTANTE: Os tipos de notas fiscais de entrada e saída, movimentam estoque de maneira diferente. Esta parametrização deve ser realizada no cadastro do tipo de movimento de estoque. Segue tipos de nota de entrada e saída e suas respectivas movimentações de estoque:
Tipos de Nota Fiscal de Entrada
- Compra: Entrada de itens em estoque
- Devolução: Entrada de itens em estoque
- Estorno de Saída: Entrada de itens em estoque
- Importação: Entrada de itens em estoque
- Cancelamento: Saída de itens em estoque
- Exclusão: Vai gerar um cancelamento, saída de itens em estoque
Tipos de Nota Fiscal de Saída
- Venda: Saída de itens em estoque
- Devolução: Saída de itens em estoque
- Estorno de Entrada: Saída de itens em estoque
- Cancelamento: Entrada de itens em estoque
- Exclusão: Vai gerar um cancelamento, entrada de itens em estoque
- Complementar: Não gera movimentação de estoque
- Ajustes: Não gera movimentação de estoque
Unidade de Medida
Acessar Avançado - Compras - Unidades de Medida
Cadastrar as unidades de medidas que são utilizadas pela empresa e fornecedores. A unidade de medida será vinculada ao item.
Cadastro do Item
Acessar Compras - Cadastros Gerais - Itens
No cadastro do item, na aba Dados do Estoque, os seguintes campos devem ser preenchidos para o correto funcionamento das movimentações do estoque:
Campo Almoxarifado de Armazenamento, informar o almoxarifado que será utilizado para armazenar os itens nas movimentações de entrada, exemplo lançamento da nota fiscal de entrada.
Campo Almoxarifado de Venda, informar o almoxarifado que será utilizado para armazenar os itens nas movimentações de saída, exemplo: emissão da nota fiscal de saída.
Os campos abaixo, encontram-se na aba principal do cadastro do item.
Campo Unidade de Medida, informar a unidade de medida, cadastrada no cadastro de Unidade de Medida, conforme visto anteriormente. A unidade de medida será utilizada no armazenamento das mercadorias, respeitando os padrões de conversão cadastrados.
Campo Unidade de Medida de Venda, informar a unidade de medida de venda, cadastrada no cadastro de Unidade de Medida, conforme visto anteriormente. A unidade de medida de venda será utilizada na venda de mercadorias, ou seja, na emissão da nota Fiscal ou do cupom fiscal, quando o tipo de nota estiver parametrizado para movimentar estoque. O sistema irá realizar a conversão da unidade de medida.
Campo Quantidade Fracionada, informar se o item pode ou não possuir quantidade fracionada em seu estoque.
Campo Atualiza Estoque, informar se o item deve ou não movimentar estoque. Caso o item esteja marcado para não movimentar estoque e o tipo de nota esteja marcado para movimentar, o estoque deste item não irá sofrer movimentação.
Campo Aceita Estoque Negativo, informar se o item deve ou não aceitar estoque negativo.
Passo a Passo
Todo o processo Movimentação de Estoque do FoccoLOJAS será explicado passo a passo a seguir:
- Movimentação de Estoque
Ao lançar uma nota de entrada com um tipo de nota que movimenta estoque, os itens que estiverem marcados para movimentar estoque, em seu cadastros, terão seu estoque atualizado, ou seja, os itens serão acrescentados no estoque.
Ao lançar uma nota de saída ou cupom fiscal com um tipo de nota que movimenta estoque, os itens que estiverem marcados para movimentar estoque, em seu cadastro, terão seu estoque requisitado, ou seja, os itens serão retirados do estoque.
O programa de movimentação de estoque possibilita consultar a movimentação do estoque para determinado item e período. O programa pode ser acessado através do Compras - Estoque - Movimentação.
O estoque será movimentado da seguinte forma:
Para Notas de Entrada: Serão lançados os itens para o estoque, respeitando a hierarquia do tipo de nota e item, citados anteriormente.
Caso a unidade medida de compra do item na nota for diferente da unidade medida de armazenamento do mesmo, o sistema irá realizar a Conversão de Unidade de Medida, seguindo as seguintes regras: Primeiramente irá verificar se a unidade possui cadastro de Conversão de Unidade de Medida por Fornecedor, posteriormente verifica o cadastro de Conversão de Unidade de Medida por Item e por último, o cadastro da Conversão de Unidade de Medida Padrão.
Para notas de Saída ou cupom: Serão requisitados os itens do estoque, respeitando a hierarquia do tipo de nota e item, citados anteriormente.
Caso a unidade medida de venda do item na nota for diferente da unidade medida de venda do mesmo, o sistema irá realizar a Conversão de Unidade de Medida, seguindo a seguinte regra: Primeiramente irá verifica se a unidade possui cadastro de Conversão de Unidade de Medida por Item. caso não encontre verifica o cadastro de Conversão de Unidade de Medida Padrão
- Movimentação Manual
Acessar Compras - Estoque - Movimentação - Botão Novo.
Este programa possibilita controlar, manualmente, a movimentação de estoque. As seguintes movimentações não planejadas podem ser realizadas através deste programa:
- Entrada Manual – Entrada de itens manualmente no estoque.
- Saída Manual – Requisição de itens manual do estoque.
- Transferência – Transferência de itens de um almoxarifado para o outro.
Para realizar uma destas movimentações, basta escolher o Tipo de Movimento de Estoque, desejado, preencher os campos necessários e clicar no botão Gerar Movimentação. Neste momento o sistema irá verificar se o item possui cadastro de Conversão de Unidade de Medida por Item e caso não encontre, verifica no cadastro de Conversão de Unidade de Medida Padrão. Somente os itens que estiverem marcados como atualiza estoque em seu cadastro serão movimentados.
OBSERVAÇÃO: Caso o sistema não encontre a parametrização de conversão de unidade de medida não irá permitir a movimentação manual e exibirá a seguinte mensagem: Item não pode realizar movimentação em estoque. Não foi encontrada a Conversão para a Unidade de Medida.
Para Implantação
Ao gerar a primeira movimentação de estoque do sistema, deve ser criado um período (mês) de movimentação com status definido como IMPLANTAÇÃO. No período de implantação os movimentos devem ter o Tipo de Movimento de Estoque, obrigatoriamente do tipo Implantação.
O sistema irá gerar esta primeira movimentação, em uma data dentro do período anterior ao atual, para que o período de Implantação de estoque criado seja anterior ao atual.
Ao selecionar um Tipo de Movimento de Estoque do tipo IMPLANTAÇÃO, só poderá ser movimentado itens novos no estoque, ou seja, sem nenhuma movimentação anterior. Caso o usuário tente realizar esta movimentação, o Sistema irá exibir a seguinte mensagem: "Item %Código - Descrição do item% já possui movimentação de estoque, o Tipo de Movimento de Estoque não pode ser de Implantação".
Se a data for do período de implantação do sistema e já existam outros períodos posteriores criados, o sistema irá exibir a seguinte mensagem: Período %10/2013%” está com status de IMPLANTAÇÃO Não é possível realizar movimentações. e não irá permitir a continuação do processo.
Regras Gerais
Toda movimentação de estoque, irá recalcular as quantidades e o custo médio dos movimentos posteriores.
A cada movimentação realizada, se a quantidade do item em estoque ficar negativa, o sistema irá validar se o mesmo possui parametrizado para Aceitar Estoque Negativo.
Após a verificação da conversão, a quantidade informada deve ser adicionada a quantidade atual do item em estoque, atualizando o saldo do mesmo.
Para movimentações Manuais ou Nota Fiscal de Saída, o sistema irá validar se a unidade possui cadastro de Conversão de Unidade de Medida por Item, e caso não encontre, verificar na Conversão de Unidade de Medida Padrão.
Após a verificação da conversão, o sistema irá retirar a quantidade informada da quantidade atual do item em estoque, atualizando o saldo do mesmo.
Se algum item estiver parametrizado para não aceitar quantidade fracionada e o usuário tentar realizar esta movimentação, o sistema irá exibir a seguinte mensagem: Item % Código - Descrição do item% não aceita quantidade fracionada e não irá permitir a continuação do processo. O sistema irá validar a quantidade fracionada após a conversão da unidade de medida, caso necessário.
Se algum item estiver parametrizado para não aceitar estoque negativo e o usuário tentar realizar esta movimentação, o sistema irá exibir a seguinte mensagem: Item %Código - Descrição do item% não possui quantidade suficiente em estoque. e não irá permitir a continuação do processo.
Se a data pertencer a um período fechado (anterior a implantação) o sistema irá exibir a seguinte mensagem: Período %10/2013%” está com status de FECHADO Não é possível realizar movimentações. e não irá permitir a continuação do processo.
Se algum item estiver parametrizado para não movimentar estoque, o sistema irá exibir a seguinte mensagem: Item % Código - Descrição do item% não atualiza estoque e continuará a movimentação dos demais itens.
Cálculo do Custo médio
Ao realizar o cálculo do custo médio, o sistema irá verificar se o tipo de movimento de estoque e o tipo de nota estão parametrizados para calcular o custo médio do item. Caso estiverem, o sistema irá realizar o cálculo.
O sistema irá realizar o seguinte cálculo para calcular o custo médio, na entrada de itens em estoque (tanto entradas manuais quanto planejadas):
Custo Médio = ((Custo Médio Atual do Item em Estoque * Quantidade Atual do Item em Estoque) + (Custo do Movimento * Quantidade do Movimento)) / (Quantidade Atual do Item em Estoque + Quantidade do Movimento)
Estorno/Cancelamento
Ao cancelar ou estornar uma nota fiscal de saída, o sistema irá devolver os itens para o estoque. Ao cancelar ou estornar uma nota de entrada, os itens serão requisitados do estoque, conforme parametrização de movimentação de estoque do item e do tipo de nota.
- Situação de Período de Movimentação
Acessar Compras - Estoque - Situação de Período de Estoque
Neste programa é possível consultar as situações de períodos de movimentação de estoque e reabrir um período de movimentação caso necessário.
- Geração de Inventário
Acessar Compras - Estoque - Geração de Inventário
Neste programa é possível gerar um inventário para o período selecionado.