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Processo de Importação de Produtos
Conhecer o Processo
O que é?
A Importação de Itens/Produtos, possibilita que sejam criados ou atualizados produtos no sistema através de um arquivo EXCEL (.xls, .xlsx). Esse arquivo pode conter informações do Produto (item), Acabamento (máscara), Fornecedor, Preço, Observação, Imagem e etc.
Para realizar a importação, basta selecionar um arquivo EXCEL que contenha as colunas pré-determinadas com suas informações corretas, independente da ordem em que se encontram no arquivo. Abaixo temos todas as colunas que são possíveis importar pelo arquivo. Caso tenha alguma dúvida sobre o formato do arquivo, é possível baixar um exemplo padrão pelo botão BAIXAR ARQUIVO PADRÃO.
Não é necessário que todas as colunas estejam presentes no arquivo, exceto as colunas obrigatórias destacadas mais abaixo.
Observação
Somente serão atualizadas as informações presentes no arquivo. As colunas/informações que não estiverem no arquivo ou estiverem em branco não serão consideradas.
Caso sejam encontradas no arquivo, colunas diferentes das pré-determinadas, as mesmas serão desconsideradas no momento da importação.
Colunas do Arquivo
ITEM_IDENTIFICADOR
- Código do Produto. Ex: CAD0001;
- É utilizado para identificar o produto na loja. Em vendas, compras, estoque;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 20 Caracteres;
- Coluna Obrigatória.
ITEM_DESCRICAO
- Descrição do Produto. Ex: Cadeira Veneza;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 80 Caracteres;
- Coluna Obrigatória.
ITEM_UNIDADE
- Unidade de Medida do Produto. Ex: UN;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 6 Caracteres;
- Coluna Obrigatória.
ITEM_FORNECEDOR_CNPJ
- CNPJ do Fornecedor do Produto. Ex: 92.966.893/0001-42;
- Com base nessa informação será encontrado ou criado o fornecedor para vincular ao Produto;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 18 Caracteres;
- Coluna Obrigatória.
ITEM_FORNECEDOR
- Nome do Fornecedor do Produto. Ex: Sistemarc Indústria de Móveis;
- Em caso de inclusão do fornecedor, quando essa informação estiver em branco, será considerado o ITEM_FORNECEDOR_CNPJ como o Nome do Fornecedor;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 100 Caracteres.
ITEM_CLASSIFICACAO
- Classificação do Produto. Utilizada para separar os produtos em subgrupos. Ex: Cadeiras, Estofados, Acessórios;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 1000 Caracteres.
ITEM_CLASSIF_FISCAL
- Classificação Fiscal do Produto (NCM). EX: 94036000;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 40 Caracteres.
ITEM_CODIGO_FORNECEDOR
- Código do produto determinado pelo Fornecedor – Código que vem na Nota Fiscal. Ex: CVZ_4123_P;
- Em caso de inclusão do produto, quando essa informação estiver em branco, será considerado o ITEM_IDENTIFICADOR como Código do Produto no Fornecedor. Se o item já possuir vínculo com fornecedor e essa informação estiver em branco na planilha, o sistema irá manter as informações já cadastradas;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 20 Caracteres.
ITEM_DESCRICAO_FORNECEDOR
- Descrição do produto determinado pelo Fornecedor – Descrição que vem na Nota Fiscal. Ex: Cadeira em madeira rústica ABV_P02;
- Em caso de inclusão do produto, quando essa informação estiver em branco, será considerado o ITEM_DESCRICAO, como Descrição do Produto no Fornecedor. Se o item já possuir vínculo com fornecedor e essa informação estiver em branco na planilha, o sistema irá manter as informações já cadastradas;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 80 Caracteres.
ITEM_MASCARA
- Código da Máscara ou Acabamento;
- Máscara ou Acabamento é o conjunto das características do produto;
- No caso do código, aconselhamos utilizar somente a respostas das características que compõem o acabamento. Ex: BRANCO#160#140;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 4000 Caracteres.
ITEM_MASCARA_DESCRICAO
- Descrição da Máscara ou Acabamento;
- Máscara ou Acabamento é o conjunto das características do produto;
- Nessa descrição aconselhamos informar as características juntamente com as respostas do acabamento. Ex: Cor: Branco # Altura: 160cm # Largura: 140cm;
- Caso essa informação estiver em branco, será considerado o ITEM_MASCARA como descrição da máscara;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 4000 Caracteres.
ITEM_MASCARA_FORNECEDOR
- Código da Máscara ou Acabamento determinado pelo fornecedor;
- Código da Máscara ou Acabamento que vem na Nota Fiscal;
- Observação: Essa informação é pouco utilizada pelos fornecedores em geral. Utilizar somente quando o fornecedor possuir o sistema ERP da Focco. Neste caso o FoccoLojas considera como Máscara a informação recebida entre colchetes [] juntamente com o código do item na nota fiscal. EX CVZ_4123_P[102563658], neste exemplo o código da máscara no fornecedor é 102563658;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 4000 Caracteres.
ITEM_OBSERVACAO
- Observação do Produto;
- Tipo de Dado: Texto;
- Tamanho da Coluna: 1000 Caracteres.
ITEM_PRECO
- Preço unitário do produto determinado pelo fornecedor. Ex: 100,00;
- Preço de Compra;
- Ao informar o preço, o mesmo será atualizado na tabela de compra do fornecedor. Caso a tabela não exista, ela será criada automaticamente;
- Tipo de Dado: Numérico;
- Tamanho da Coluna: 12 dígitos inteiros e 2 casas decimais.
ITEM_GUELTA
- Valor da Guelta do Produto pago pelo Fornecedor. Ex: 100,00;
- As gueltas são valores pagos pelos fornecedores aos empregados de uma empresa pela venda de seus produtos. Essa estratégia é utilizada para estimular que seus produtos sejam vendidos com mais eficiência;
- Tipo de Dado: Numérico;
- Tamanho da Coluna: 12 dígitos inteiros e 2 casas decimais.
ITEM_ATIVO
- Indica se o Produto ou Máscara/Acabamento está ativo ou não;
- Caso a coluna ITEM_MASCARA estiver preenchida, essa informação será referente a esse acabamento específico. Caso contrário, será referente ao produto;
- Tipo de Dado: Texto
- Possíveis respostas: Sim, Não, S, N.
ITEM_IMAGEM
- Link da imagem do produto ou acabamento;
- O link da imagem deve estar apontando para um endereço válido na internet, onde o FoccoLOJAS possa conectar e realizar o download. Ex: https://foccolojas.com.br/wp-content/uploads/2021/10/foccolojas-sistema-de-gestao.png;
- Somente são permitidas importações de imagens das seguintes extensões: jpeg, jpg, jpe, gif, bmp, png;
- Quando a coluna ITEM_MASCARA estiver preenchido, essa imagem será referente ao acabamento específico. Caso contrário, será referente ao produto;
- Observação: ao preencher essa informação, o FoccoLOJAS irá baixar a imagem do link informado, redimensioná-la e importá-la para o seu devido produto ou acabamento, tornando isso um processo mais lento que o normal. Portanto, orientamos preencher essa informação somente quando for realmente necessário atualizar a imagem do produto. Além disso, orientamos utilizar um arquivo com uma quantidade reduzida de produto quando for atualizar a imagem;
- Tipo de Dado: Texto (Url válida);
- Tamanho da Coluna: 100 caracteres.
Processo de Importação de Produtos
Primeiramente, deve ser preenchido um arquivo EXCEL com as informações dos produtos que desejam ser importados, conforme as colunas descritas acima. Para auxiliar é possível baixar um arquivo padrão em branco com todas as colunas possíveis pelo botão BAIXAR ARQUIVO PADRÃO.
Caso preferir, também é possível realizar o download de um arquivo com os produtos já preenchidos pelo Cadastro de Itens, Compras - Cadastros Gerais - Itens, ou então pelo Cadastro de Tabelas de Compra, Compras - Cadastros Gerais - Tabelas de Compra - Aba Itens.
Após ser preenchido, o arquivo Excel deve ser informado na área de transferência para ser importado. O sistema irá validar as informações do cabeçalho e informá-las ao usuário. Caso tudo estiver ok, o botão IMPORTAR será habilitado.
Ao clicar em IMPORTAR o sistema irá pedir uma confirmação ao usuário antes de iniciar o processo de importação. Caso tenha algum alerta, o usuário também será informado nesse momento.
Ao confirmar a importação dos produtos, o sistema irá ler linha a linha do arquivo e criar ou atualizar os produtos no sistema. Caso ocorrer algum erro, o produto que está sendo importado será descartado, porém, o sistema irá continuar importando os demais produtos. Ao final do processo, são apresentadas todas as mensagens de sucesso ou erro para cada produto, informando quais finalizaram a importação com sucesso e quais não. Permite também aplicar um filtro, quando finalizar uma importação com pelo menos um erro, marcando o checkbox Exibir somente os erros, para serem exibidos todos itens que apresentaram algum problema. Além disso é possível realizar o download de um arquivo de log completo com todas as informações dos produtos importados e suas devidas mensagens.
Ao final do processo é possível conferir as informações criadas ou atualizadas por esse processo de importação.
As informações dos produtos (itens), acabamentos (máscaras) e fornecedores serão criadas em Compras - Cadastros Gerais - Itens:
As informações de preço e tabelas de preço serão criadas em Compras - Cadastros Gerais - Tabelas de Compra:
Além disso, também é possível replicar essas informações paras as demais lojas do mesmo grupo no momento da importação. Para isso basta marcar a opção Aplicar a importação às outras lojas do grupo antes de iniciar a importação.
Com essa opção selecionada, os produtos (itens), acabamentos (máscaras), fornecedores e tabelas serão criados igualmente em todas as lojas do grupo, sem a necessidade de importar o mesmo arquivo em todas as lojas.
OBSERVAÇÃO: Essa opção somente estará disponível, quando o grupo possuir mais de uma loja válida.