Um dos recursos disponíveis no Manager é a geração de Ordens de Compra. Após uma venda ser finalizada, ou até mesmo manualmente, o usuário pode gerar e manutenir Ordens de Compra.
Estas Ordens de Compra podem ser enviadas ao fornecedor de duas formas: através do e-mail ou por meio de uma plataforma de comunicação direta entre loja e fábrica.
Visando facilitar a comunicação entre loja e fábrica, foi criado o Supplier Portal. Através dele é possível que a fábrica tenha acesso às Ordens de Compra geradas pela loja, facilitando a comunicação e automatizando o processo de envio e resposta de uma Ordem de Compra. É necessário entrar em contato com a fábrica para saber se ela possui acesso a esta plataforma de comunicação.
1. O cadastro de um novo fornecedor pode ser feito através do menu Ajustes - Manufatura - Fornecedores. Após o preenchimento dos dados solicitados, este já pode ser vinculado a um item para que a compra seja efetuada. Na tela de configuração do fornecedor, as seguintes opções estão disponíveis:
Dados do Fornecedor
São os dados do fornecedor. É possível editar estes dados e manutenir o cadastro do mesmo.
Informações
Na aba informações é possível definir tags que classificam o fornecedor, definir dados de entrega e informações de contato.
Histórico
Na aba histórico é possível acompanhar os eventos relacionados ao fornecedor.
Transporte
Na aba transporte é possível informar se este fornecedor oferece serviços de transporte, bem como parametrizar as informações relacionadas ao frete.
Itens
Na aba itens é possível consultar todos os itens que este fornecedor oferece, bem como configurar valores e definir se ele é o fornecedor padrão.
Catálogos
Na aba catálogos é possível manutenir os catálogos do fornecedor. O catálogo serve como um agrupador de itens e facilita a gestão destes. Quando um catálogo é adicionado a um fornecedor, ele é considerado no momento da geração das ordens de compra e os itens vinculados ao catálogo são automaticamente adicionados ao fornecedor.
Acesso Externo
Nesta região é possível configurar a integração com a plataforma SupplierPortal de um determinado fornecedor. Caso o fornecedor em questão possua acesso à plataforma, ele pode receber automaticamente as Ordens de Compra geradas a ele.
Configurações de acesso e integração
Na conta da Companhia, no Manager:
1. Acesse Ajustes - Manufatura - Fornecedores;
2. Localize o fornecedor que deseja configurar o acesso, em Acesso externo clique em Editar.
3. No campo Identificador, insira:
- Caso você esteja acessando através do login Promob: O número de identificação fiscal (NIF) do fornecedor (CNPJ para Brasil, RUT para Chile, RUC para o Paraguai, etc).
- Caso você esteja acessando através do login Manager: O e-mail do fornecedor.
4. Após inserir o documento, o sistema irá consultar se este documento é valido e, caso seja, é exibido o nome e alguns dados do fornecedor logo abaixo do campo. Assegure-se de que os dados exibidos são os do fornecedor que você deseja liberar acesso. Confirme a alteração pressionando Salvar.
5. Agora, o acesso está configurado.
6. Ao liberar as Ordens de Compra, elas podem ser acessadas pelo fornecedor. É possível liberá-las através da duas telas diferentes.
Liberação através da tela de Ordem de Compra
1. Acesse Manufatura - Ordens de Compra e selecione a ordem de compra. Em seguida, na opção Liberação/Situação, troque de Aguardando Liberação para Liberado. Nesta mesma tela, é possível acompanhar o progresso da Ordem de Compra na fábrica, através do Situação do Fornecedor.
Liberação através da Negociação
1. Acesse a negociação a qual possui as Ordens de Compra a serem liberadas e, na parte Ordens de Compra, escolha a ordem a ser liberada e clique em Liberar.
IMPORTANTE: Caso o fornecedor não tenha adquirido o SupplierPortal ou você não tenha configurado o acesso a este recurso no cadastro de fornecedores, o botão de liberação não será exibido e, somente a opção Enviar por E-mail fica disponível.
2. O fornecedor recebe um e-mail informando que agora ele pode acessar as Ordens de Compra de sua loja.
Negociações
Criação da aba Negociações dentro do Cadastro de Fornecedor.
Na aba Negociações é possível visualizar todas as negociações nas quais existem itens do fornecedor em questão.
Esta funcionalidade, implementada no fluxo de negociação, tem como principal objetivo permitir ao usuário gerar uma Ordem de Compra do tipo Compra Futura. O usuário cria ou importa uma negociação, adiciona seu ambiente, ganha o negócio e, então, pode gerar a Compra Futura.
No entanto, para garantir o correto funcionamento, foram adicionadas validações:
- Só é possível gerar a ordem Compra Futura uma única vez, e ela será liberada automaticamente.
- Caso já tenham sido geradas outras ordens de compras normais, não será possível gerar uma ordem Compra Futura. Nessa situação, o botão ficará oculto.
- A ordem Compra Futura não interfere no comportamento padrão da negociação.
- Caso a negociação seja reaberta após a geração da ordem Compra Futura, essa ordem não será deletada nem cancelada.
Para acessar essa funcionalidade, é necessário seguir o fluxo padrão de criação ou importação de uma negociação, adicionando o ambiente necessário. Ao ganhar a negociação, terá a opção de gerar a Compra Futura, desde que cumpra as condições mencionadas acima.