Una de las funcionalidades disponibles en Manager es la generación de Órdenes de Compra. Una vez finalizada una venta, o incluso manualmente, el usuario puede generar y mantener Órdenes de Compra.
Estas Órdenes de Compra se pueden enviar al proveedor de dos formas: por correo electrónico o por una plataforma de comunicación directa entre la tienda y la fábrica.
Para facilitar la comunicación entre la tienda y la fábrica, se creó el Supplier Portal. A través de él, es posible que la fábrica tenga acceso a las Órdenes de Compra generadas por la tienda, facilitando la comunicación y automatizando el proceso de envío y respuesta de una Orden de Compra. Es necesario contactar con la fábrica para saber si tiene acceso a esta plataforma de comunicación.
1. El alta de un nuevo proveedor se puede realizar a través del menú Ajustes - Fabricación - Proveedores. Después de completar los datos solicitados, ya se puede vincular a un artículo para realizar la compra. En la pantalla de configuración del proveedor, las siguientes opciones están disponibles:
Datos del Proveedor
Son los datos del proveedor. Es posible editar estos datos y mantener su registro.
Información
En la pestaña de información, es posible definir etiquetas que clasifican al proveedor, definir datos de entrega e información de contacto.
Historia
En la pestaña de historia, es posible seguir los eventos relacionados con el proveedor.
Transporte
Na aba transporte é possível informar se este fornecedor oferece serviços de transporte, bem como parametrizar as informações relacionadas ao frete.
Artículos
En la pestaña de artículos es posible consultar todos los artículos que ofrece este proveedor, así como configurar valores y definir si es el proveedor por estándar.
Catálogos
En la pestaña de catálogos, es posible mantener los catálogos del proveedor. El catálogo sirve como agrupador de artículos y facilita su gestión. Cuando se agrega un catálogo a un proveedor, se tiene en cuenta al generar órdenes de compra y los artículos vinculados al catálogo se agregan automáticamente al proveedor.
Acceso Externo
En esta región es posible configurar la integración con la plataforma SupplierPortal de un determinado proveedor. Si el proveedor en cuestión tiene acceso a la plataforma, puede recibir automáticamente las Órdenes de Compra generadas para él.
Configuración de acceso e integración
En la cuenta Compañía, en Manager:
1. Acceso Ajustes - Fabricación - Proveedores;
2. Ubique el proveedor al que desea configurar el acceso, en Acceso externo, haga clic en Editar.
3. En el campo Identificador, introduce:
- Si accede a través del login de Promob: El número de identificación fiscal (NIF) del proveedor (CNPJ para Brasil, RUT para Chile, RUC para Paraguay, etc).
- Si está accediendo a través del login de Manager: El correo electrónico del proveedor.
4. Después de insertar el documento, el sistema verificará si este documento es válido y, de ser así, se mostrará el nombre y algunos datos del proveedor justo debajo del campo. Asegúrese de que los datos mostrados sean los del proveedor al que desea otorgar acceso. Confirme el cambio presionando Guardar.
5. Ahora el acceso está configurado.
6. Al liberar las Órdenes de Compra, estas pueden ser accedidas por el proveedor. Es posible liberarlos a través de dos pantallas diferentes.
Liberar a través de la pantalla de Orden de Compra
1. Vaya a Fabricación - Órdenes de compra y seleccione la orden de compra. Luego, en la opción Liberación/Situación, cambie Esperando Liberación a Liberado. En esta misma pantalla, es posible seguir el progreso de la Orden de Compra en la fábrica, a través del Estado del Proveedor.
Liberación a través de la negociación
1. Acceda a la negociación que tiene las Órdenes de Compra a liberar y, en la parte de Órdenes de Compra, elija la orden a liberar y haga clic en Liberar.
IMPORTANTE: Si el proveedor no ha comprado el SupplierPortal o usted no ha configurado el acceso a este recurso en el registro de proveedores, no se mostrará el botón de liberación y solo estará disponible la opción Enviar por correo electrónico.
2. El proveedor recibe un correo electrónico informándole que ya puede acceder a las Órdenes de Compra de su tienda.
Negociaciones
Creación de la pestaña Negociaciones dentro del Registro de Proveedores.
En la pestaña Negociaciones se pueden ver todas las negociaciones en las que hay artículos del proveedor en cuestión.
El objetivo principal de esta funcionalidad, implementada en el flujo de negociaciones, es permitir al usuario generar una Orden de Compra Futura. El usuario crea o importa una negociación, añade su entorno, gana la operación y puede entonces generar la Compra Futura.
Sin embargo, para garantizar un funcionamiento correcto, se han añadido validaciones:
- Solo puede generar la orden de Compra Futura una vez, y se liberará automáticamente.
- Si ya se han generado otras órdenes de compra normales, no será posible generar una orden de Compra Futura. En este caso, el botón estará oculto.
- El orden de Compra Futura no interfiere con el comportamiento estándar de la operación.
- Si la operación se reabre después de que se haya generado la orden de Compra Futura, la orden no se borrará ni se cancelará.
Para acceder a esta funcionalidad, debe seguir el flujo estándar para crear o importar una negociación, añadiendo el entorno necesario. Cuando gane la negociación, tendrá la opción de generar la Compra Futura, siempre que cumpla las condiciones mencionadas anteriormente.